Diseño de un proceso de fusión de registros duplicados en la Tabla Maestra de Personas

Abstract

La identificación correcta y el registro unívoco de las personas en las instituciones de salud son fundamentales para evitar errores administrativos, de gestión de atención a pacientes, entre otros. El objetivo de este trabajo fue describir el proceso de unificación de registros de pacientes duplicados en la Historia Clínica Electrónica del Instituto Alexander Fleming. Se diseñó un proceso de fusión de duplicados basado en las normativas nacionales y en estándares internacionales de identificación de personas. Se auditó el padrón y se identificaron 3140 registros con número de documento repetido, posibles duplicados. Se priorizaron los registros en uso actual y se revisaron individualmente los casos. Fueron definidos tres criterios para realizar la unificación: datos correctos, mayor cantidad de atenciones registradas y antigüedad del registro. En un período de cuatro meses, en un trabajo conjunto entre el Área de Archivo y el equipo de Informática en Salud, se fusionaron 407 registros correspondientes a 200 pacientes. El mantenimiento de la Tabla Maestra de Personas es un proceso vital en una institución de salud, ya que no es posible estar exento de los errores tecnológicos y humanos alrededor del empadronamiento de personas. Este trabajo puede ayudar a otros centros a avanzar en procesos similares.