La dinámica de los mercados ha conducido a las organizaciones empresariales a implementar herramientas de gestión que les permitan adquirir nuevas ventajas competitivas. Actualmente, estas ventajas no solamente son generadas por las condiciones del entorno, sino también por la optimización de los procesos internos. Este artículo presenta un modelo para la implementación del sistema integrado de gestión de calidad y ambiental en una empresa del sector metalmecánico desde el enfoque a procesos. Se realiza un diagnóstico de la empresa frente al cumplimiento de los requisitos de las normas ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015. Posteriormente, se presenta un modelo estructurado en dos etapas para la implementación del sistema integrado de gestión. El modelo involucra los procesos y las actividades a tener en cuenta para dar cumplimiento a los requisitos normativos y garantizar la eficacia y eficiencia del sistema. Los lineamientos proporcionados en este artículo son aplicables a cualquier tipo de organización empresarial, con fines de implementación de sistemas integrados de gestión.
The dynamics of markets has led business organizations to implement management tools that allow them to acquire new competitive advantages. Currently, these advantages are not only generated by external environment conditions, but also by the optimization of internal processes. This paper presents a model for implementing an integrated management system of quality and environmental in a steel manufacturing enterprise from the approach to process. A diagnosis is made against the fulfilment of the requirements of the international ISO 9001:2015 e ISO 14001:2015 standards. Subsequently, a two-stage model is presented for the integrated management system implementation. The model involves the processes and activities that should be taking into account to comply with the regulatory requirements and to ensure the efficiency and effectiveness of the system. The guidelines provided in this paper are applicable to any type of business organization, for the purpose of implementing integrated management systems.
La constante dinámica de los mercados ha generado la necesidad de adoptar herramientas de gestión que, de manera integrada con la planeación estratégica, les permitan a las organizaciones empresariales adquirir ventajas competitivas y alcanzar ciertos niveles de excelencia. De acuerdo con
Dando respuesta a estas necesidades de las empresas a nivel mundial, entidades como la International Standarization Organization (ISO) han diseñado modelos que establecen las directrices para la implementación de sistemas de gestión con fines de certificación o de contratación. En ese contexto, los estándares con mayor reconocimiento a nivel mundial son la norma
La tendencia creciente de integración de los sistemas de gestión en las empresas es una forma de innovación organizacional que busca aprovechar las sinergias y los elementos comunes a todos los sistemas de gestión para que puedan trabajar juntos de forma tal que se favorezca la obtención de los resultados en el periodo de tiempo previsto y disminuir el esfuerzo humano, así como los recursos técnicos y financieros (
El documento se encuentra estructurado de la siguiente forma. En la Sección 2 se realiza una breve reseña de la literatura sobre la evolución de los sistemas de gestión de calidad y medio ambiente, y las necesidades de integración. En la Sección 3 se describen los materiales y métodos utilizados para el desarrollo de la investigación. La Sección 4 presenta los resultados obtenidos a partir del diagnóstico de la empresa frente al cumplimiento de los requisitos de las normas
La serie de normas internacionales de mayor acogida a nivel mundial para la implementación de sistemas de gestión de calidad y ambiental son la Serie
La última
Dada la adaptabilidad de ambas normas a cualquier tipo de organización independientemente de la naturaleza de sus actividades, a nivel mundial el número de certificaciones ha aumentado considerablemente. De acuerdo a las estadísticas de la ISO (
No obstante lo anterior, el desempeño de los sistemas de gestión basado en normas ISO puede verse afectado negativamente a la hora de implementarlas y operarlas de manera independiente, sobre todo si se hace de manera desarticulada una respecto de la otra. Ello genera la necesidad de establecerlas por medio de la planificación de un SIG, definido como un conjunto de procesos interrelacionados que funcionan de manera sistémica, comparten los mismos recursos y están orientados al cumplimiento de los objetivos y metas propuestas, es decir, la integración de todos los componentes de una organización en un sistema coherente para el cumplimiento de sus propósitos, y la satisfacción de las necesidades y expectativas de todas las partes interesadas (
Diferentes autores y entes de estandarización definen estrategias para facilitar la integración de normas de los sistemas de gestión como la PAS 99:2006 en Inglaterra, UNE 66177:2005 en España, NSAI e ISO 72. Inclusive en el año 2008, la ISO publicó un libro titulado The integrated use of management system standards, que detalla las metodologías específicas basadas en estándares para la integración de sistemas de gestión (
Este modelo de implementación para la gestión integrada de la calidad y del ambiente se basa en un caso piloto aplicado a una empresa de la ciudad de Bogotá que se dedica a la producción de piezas ferrosas y no ferrosas, mecanizado de máquinas y repuestos para diferentes industrias como construcción, metalurgia, minería, azucarera, ladrilleras y cementeras. Inicialmente, se llevó a cabo un análisis de la identidad de la empresa con base en los documentos internos, visitas de campo y entrevistas a directivos y colaboradores. Posteriormente, se aplicó un instrumento tipo lista de chequeo con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos de las normas
El instrumento correlaciona los requisitos de las normas por capítulos y contiene una columna de verificación del grado de cumplimiento de cada uno de los numerales establecidos por las normas, permitiendo de esta manera evaluar y establecer el estado actual de la empresa frente al cumplimiento de los requisitos, y determinar el nivel de integración de las actividades desarrolladas por la empresa, en relación a la gestión de calidad y medio ambiente.
Finalmente, se propone un esquema para la implementación integrada de los sistemas de gestión de calidad y medio ambiente, basado en la estructura de alto nivel y el ciclo PHVA. El esquema finalmente se convierte en un modelo para cualquier empresa interesada en una implementación integrada de los sistemas de gestión, independientemente de la naturaleza y el tamaño de la empresa.
Los resultados consolidados por capítulos en relación al cumplimiento de los requisitos de las normas se presentan en la
A partir del diagnóstico se evidenció el compromiso de la empresa frente al cumplimiento de los requisitos de calidad de los productos, los requisitos ambientales y los requisitos legales aplicables a este tipo de industria. La empresa tiene personal altamente calificado y la infraestructura necesaria para la adecuada fabricación de sus productos, con la instrumentación y herramientas necesarias para la medición y control de las variables del proceso, y la trazabilidad del producto. Sin embargo, no se evidencian directrices para el análisis de datos, la evaluación del desempeño y la toma de decisiones, además de controles sobre proveedores externos que afectan directamente los procesos operacionales.
La empresa realiza reuniones periódicas para evaluar su desempeño y la efectividad de las acciones tomadas frente a situaciones específicas; sin embargo, no se han realizado auditorías con fines de implementación y certificación en sistemas de gestión. La empresa tiene establecida una misión, visión y política, además de procedimientos, programas y registros de actividades que aportan a la gestión de la calidad y el medio ambiente, inclusive ha establecido de forma independiente una política y objetivos de gestión de calidad y de gestión ambiental. En cuanto al liderazgo, se evidencia el compromiso de la gerencia, lo cual a su vez ha generado compromiso del personal a cargo y un ambiente laboral adecuado. No obstante, las responsabilidades y autoridades no se encuentran correctamente documentadas, y se carece de canales de comunicación efectivos, lo cual dificulta la toma de decisiones y el cumplimiento de resultados. A su vez, no se evidencia un plan de capacitaciones en temas relacionados con la calidad y el medio ambiente.
En relación a la satisfacción del cliente, la empresa ha establecido un servicio de atención personalizada, que garantiza el diseño y desarrollo de nuevos productos de acuerdo a las necesidades y expectativas del cliente; sin embargo, no se evidencia una metodología o instrumento que permita medir su satisfacción. Por otra parte, la organización tiene identificados algunos de los procesos que, sin embargo, aún no han sido documentados, siendo necesario establecer sus interacciones y métodos de aseguramiento y control de calidad. En cuanto a la gestión ambiental, se han determinado los aspectos e impactos ambientales, y el respectivo plan de intervención; se resalta el programa para el control de emisiones atmosféricas.
Se evidencia la necesidad de identificar y gestionar los riesgos y oportunidades, además de documentar y establecer controles en los procesos que permitan garantizar el cumplimiento de los criterios de aceptación y promover la mejora a partir de la toma de decisiones basado en la evidencia. Por lo tanto, el diagnóstico inicial de la empresa proporciona una visión general de la naturaleza y actividades que desarrolla, lo cual se constituye en una base para iniciar el proceso de planificación e implementación del sistema integrado de gestión.
La
metodología para la implementación del sistema integrado de gestión se basa en un
modelo construido bajo el enfoque sistémico de procesos y basado en la
estructura de alto nivel y el ciclo PHVA. El modelo se encuentra estructurado
en dos etapas, una primera etapa denominada contexto
organizacional y una segunda etapa sistema
integrado de gestión, como se observa en la
Etapa I: Contexto organizacional La primera etapa, contexto organizacional, involucra cuatro componentes claves: (1)
análisis de cuestiones internas, (2) análisis de cuestiones externas, (3)
identificación de las partes interesadas y sus requisitos o necesidades, y (4)
definición del alcance, política y objetivos del SIG, los cuales se describen en
la
Etapa II: Sistema integrado de gestión La segunda etapa, correspondiente al sistema integrado de gestión, involucra los procesos de (1) planificación, (2) recursos, (3) operación, (4) control y seguimiento, (5) mejora y (6) liderazgo, este último como componente central y clave para la eficacia y eficiencia de todo el sistema de gestión. Esta etapa del proceso de implementación se encuentra estructurada de acuerdo al ciclo PHVA, y en este documento se abordarán las actividades y herramientas necesarias que debe considerar la empresa durante el proceso de planificación del sistema, proceso fundamental para la implementación eficaz del sistema integrado de gestión. Este proceso debe ser liderado por la unidad del propósito y la dirección, con el fin de garantizar el compromiso y empoderamiento de las personas. La primera actividad durante el proceso de planificación del SIG de la calidad y medio ambiente bajo el enfoque sistémico es determinar los procesos y sus interacciones. La organización define la estructura de sus procesos, las entradas y salidas, así como las responsabilidades y los recursos (
Posteriormente, se debe realizar la identificación y análisis de los riesgos y oportunidades por procesos de tal manera que sea posible establecer todas aquellas situaciones que puedan llegar a generar desviaciones en los resultados previstos para el SIG. Según
Una de las principales herramientas que se utiliza para la identificación de riesgos es la matriz de riesgos, la cual permite de forma objetiva priorizar y valorar cualitativa o cuantitativamente los riesgos relevantes para el SIG. En la
A continuación, se planifica la manera en que se va a realizar el seguimiento y la medición de los procesos y del producto o servicio tanto en proceso como final, de tal forma que se pueda realizar un análisis y evaluación del desempeño del SIG. Para ello se establecen los métodos apropiados, los tiempos pertinentes y las variables para monitorear y revisar el comportamiento de los procesos dentro de los parámetros definidos. Algunas de las principales herramientas y técnicas que se emplean para el seguimiento y medición de procesos son: hojas de verificación o listas de chequeo, cartas de control, métricas e indicadores, análisis de costo beneficio, diagramas estadísticos y diseño de experimentos.
Finalmente, para garantizar la efectividad de la evaluación y proveer un seguimiento adecuado al desempeño del sistema de gestión, la última actividad consiste en planear cómo se va a realizar la toma de acciones correctivas basado en el análisis de los resultados obtenidos, con el fin de tomar decisiones orientadas a la mejora y la evaluación del cumplimiento de los requisitos de la norma con fines de certificación. Toda la información requerida por las normas y aquella que sea necesaria para garantizar la eficacia del sistema integrado de gestión debe documentarse, controlarse y actualizarse.
Una vez que se han desarrollado todas actividades orientadas a la planificación y se han establecido los recursos necesarios para la puesta en marcha del sistema de gestión, se comunican los roles y responsabilidades a todos los actores del sistema encabezado por los líderes de los procesos del SIG con el fin de dar inicio a actividades del hacer, verificar y actuar, es decir, a los procesos de operación, control y seguimiento, y mejora. Durante la ejecución de estos procesos, la empresa deberá garantizar la adquisición de datos e información necesaria para la trazabilidad de los procesos, productos y/o servicios, y para la toma de decisiones basada en la evidencia.
Las normas internacionales de sistemas de gestión
A partir de un caso de aplicación, en este artículo se propone un modelo para la implementación de los sistemas integrados de gestión de la calidad y del medio ambiente en una empresa del sector metalurgia. Inicialmente, se realizó un diagnóstico del estado actual de la empresa frente al cumplimiento de los requisitos de las normas
El modelo se encuentra estructurado en dos fases. La primera fase consiste en el análisis del contexto de la empresa; en este sentido, la decisión de implementar un sistema integrado de gestión debe derivarse de una decisión estratégica orientada al cumplimiento de los objetivos organizacionales. La segunda fase corresponde a la implementación del sistema integrado de gestión bajo el enfoque a procesos y el ciclo PHVA.
En este documento se hace énfasis en las actividades relacionadas con el análisis del contexto y el proceso de planificación del SIG. Los aspectos mencionados se constituyen en la base sólida del sistema de gestión, por lo tanto, la empresa deberá ahondar esfuerzos en ejecutar estas actividades de forma rigurosa. El modelo y las actividades propuestas a su vez se encuentran orientados al cumplimiento de los requisitos de las normas de los sistemas de gestión, lo cual facilitará posteriormente los procesos de auditoría con fines de certificación.
Se espera que la implementación del sistema integrado de gestión de la calidad y el medio ambiente permita a la organización optimizar el uso de los recursos, incrementar su productividad, mejorar los canales de comunicación, aumentar la satisfacción del cliente así como de sus partes interesadas, generar compromiso en todos los niveles, mantener o ampliar su sector de mercado y garantizar el cumplimiento de los propósitos del sistema de gestión y los objetivos estratégicos a corto, mediano y largo plazo. Es decir, que la implementación del sistema integrado de gestión se proyecta como una herramienta estratégica empresarial que generará valor a todas las partes interesadas pertinentes.
1’029.746 certificaciones en ISO 9001:2008 y 4.190 certificaciones en ISO 9001:2015
318.377 certificaciones en ISO 14001:2004 y 947 certificaciones en ISO 14001:2015